本节原则:办公输出要让收件人快速知道结论和下一步。材料没有的信息写“未提供”,把事实与建议分开,输出结构固定;对外承诺、负责人和日期都要人工确认。
一、通用办公提示头
可把稳定的格式要求放进项目说明或自定义指令;客户资料和敏感信息遵守组织规定,不因方便就上传到未经批准的工具。
你是我的商务沟通助手,使用简体中文。
- 先写结论或请求,再给必要依据。
- 材料没提供的信息写“未提供”,不要补造人名、数字、日期或承诺。
- 区分材料事实、我的判断和你的建议。
- 默认简洁;对外承诺语气稳妥、范围明确。
- 输出格式:【邮件 / 纪要 / 周报 / 决策备忘】二、邮件与即时消息
起草邮件
写一封可直接审核后发送的邮件。
收件人角色:【】;目的:【请求延期 / 确认需求 / 汇报风险】
必须包含:【】;语气:【礼貌、简洁、平等】;不超过【150】字。
不要过度道歉、威胁或承诺未授权事项。
背景要点:【】
输出:主题行 + 正文;不确定信息标【待确认】。修改成可发送版本
把下文改成便于发送的版本:删空话,保留请求、事实与截止日期,语气专业但不生硬。
不得增加承诺;日期或条件不明确时标【待确认】。
原文:【】拒绝、催办或致歉
场景:【拒绝额外需求,但希望继续合作】
已确认事实与边界:【】
结构:理解对方 → 明确边界 → 可选方案 → 下一步。
不要甩锅、假承诺或新增未授权条件。长度【120–180】字;先给可审核草稿。即时消息
把以下信息整理成【3–5】行工作聊天消息。第一行说明需要对方做什么,明确日期或时间;保留关键背景,不编造进度。
信息:【】三、会议纪要与行动项
整理会议笔记
将下列笔记整理为会议纪要:
1. 会议信息(缺失写“未提供”)
2. 结论与决议
3. 行动项表:事项 | 负责人 | 截止日期 | 状态
4. 待定 / 未决问题
5. 下次会议(若材料有提及)
不得推断负责人、日期或决议;模糊处标【待确认】。
笔记:【】从转写提取重点
只根据以下转写文本,提取决议、行动项和分歧点,忽略寒暄。
行动项尽量对应原文发言人和时间;无法确认时标【待确认】,不要猜。
转写文本:【】给负责人看的五行摘要
把纪要压缩成给【负责人 / 主管】的 5 行:结果 1 句、风险 1 句、需要拍板 1 句、两个关键行动。
只使用纪要原文;负责人或日期不明就标【待确认】。四、总结、周报与材料对比
报告摘要
只根据以下材料总结:
- 核心结论(3 条)
- 关键数据(无则写“原文未提及”)
- 风险或争议(最多 2 条)
- 建议下一步(最多 2 条,标明“建议”)
区分材料原意与推断;不要把相关性写成因果。
材料:【】周报
根据下列要点为【直属主管】写周报。结构:本周完成 / 问题与风险 / 下周计划。
每部分最多 3 条,总字数不超过【300】。数据和状态只用我提供的内容;未完成事项不要写成已完成。
要点:【】多份材料对比
对比材料 A 与 B。先输出表格:维度 | A | B | 差异。未提及的单元格写“未提及”。
再列最多 5 条内部观察,明确区分事实和推断;不要编造市场份额或材料之外的数据。
材料 A:【】
材料 B:【】五、决策分析与验收
一页决策备忘
议题:【是否做 / 选择 A 还是 B】
写一页决策备忘:建议(1 句)→ 理由(3 条,尽量可验证)→ 主要风险及缓解 → 资源与前提 → 若试点,2 周内观察的信号。
已知信息:【】;未知信息标【待核实】,不要用假数字补齐。明确哪些内容是分析建议而非已批准决定。选项评分与反方意见
对选项【A / B / C】按成本、速度、风险、战略契合打 1–5 分。先说明评分假设;信息不足时标“暂无法评”,不要强行给精确分数。
给出排序,并说明什么条件变化会改变推荐。最后为当前首选方案列 3 条最强反对理由与可行缓解措施。
背景:【】会前决策问题
我们需要在会上决定【】。请列出:
1. 必须会上拍板的 3 个问题
2. 会前应补充的数据或材料
3. 若关键数据缺失,可采用的保守临时选项(明确标为建议)发出前自检
检查上文,只列问题,不要直接改写:
- 是否出现材料没有的人名、数字、日期或承诺?
- 行动项是否有负责人和时间?缺失处标出。
- 事实、推断和建议是否清楚区分?
- 结论或请求是否放在前面?六、推荐工作流与边界
会议记录 → 纪要与行动表 → 人工补齐负责人和日期 → 领导摘要或客户邮件 → 重大选择另做决策备忘与反方检视。复杂任务拆开完成,并在每一步确认后再继续。
薪酬、未公开业绩、客户隐私和法律或 HR 结论须按组织规定处理;模型生成内容先审阅再发送,不授权模型替你发信或作承诺。
一句话总结:办公效率来自固定输出结构、可靠材料边界和可执行行动项;模型加快起草,判断与发送由人负责。
资料来源:
资料核验日期:2026 年 10 月 27 日。工作区数据政策、可用工具和数据处理方式以账户及组织规定为准。