本节目标：把高频任务从“每次从零聊天”变成“打开固定入口、填入变量、得到可审阅草稿、人工核查后交付”，再把有效改动写回模板。工作流要减少重复劳动，不把核查责任交给模型。
一、搭建个人工作流的循环
发现重复任务 → 写成标准提示词 → 放入模板库并设置快捷入口
→ 高频稳定后评估 Project 或专用 GPT / Plugin
→ 日常填写变量、分步验收、人工复核
→ 使用后记录改动并更新模板版本成功标准：最费时的三类任务都有固定入口，可以用已知材料生成待审草稿，并知道交付前要核对什么。不是追求全自动，也不要求每个任务都升格为 Bot。
任务审计工作表
回看最近两周的真实任务，优先整理重复且边界清楚的工作。
请协助我盘点最近两周的重复任务。根据我提供的记录整理表格：任务｜每周频率｜是否适合模板化｜是否需要长期材料｜是否需要他人共用｜错误代价｜建议入口。
只根据我提供的记录分类；不要猜测频率或风险。最后按优先级推荐最值得先整理的 3 项，并说明依据。
记录：【】可采用简单判断：每周重复且结构稳定，先做模板；同一主题持续数周并依赖多份资料，考虑 Project；流程已稳定且账户有创建资格、需要固定入口或共享，再评估 GPT / Plugin；全局语气偏好放自定义指令。优先级依次是先验证模板，再决定是否增加系统复杂度。
二、第一层：把提示词做成可复用的原子
提示词可用“角色、任务、背景、约束、输出格式”或 CO-STAR 等结构。统一用【】标变量，并明确材料范围；事实材料没有提供的内容标“未提供”，不让模型自行补齐。
通用提示词骨架
【角色】你是【】
【任务】请完成【】
【背景与读者】【】
【材料边界】只使用【】；材料未提供的信息写“未提供”，不要编造。
【约束】字数【】；必须遵守【】；禁止【】。
【输出格式】【】
交付前检查：事实是否有依据、格式是否符合要求、是否遗漏限制。未知或无法核实的内容标【待确认】。复杂任务拆成可验收的链
把【任务】拆成以下阶段，每阶段完成后停下等我确认：
第 1 步：给结构 / 大纲与待确认问题，不写全文。
第 2 步：我确认后，根据指定材料写初稿。
第 3 步：按【风格 / 约束】修改；保留已确认事实与观点。
第 4 步：按【验收标准】只列问题与缺漏，先不擅自改稿。
任何阶段材料不足时先询问；不得把建议写成已经批准的决定。模板库为每条提示词保留编号、名称、场景、正文、变量说明、脱敏示例、版本日期和已知限制。先选每周至少使用一次的任务建立少量模板，经过真实任务验证后再扩大；短缩写和剪贴板工具只是调用入口，不是平台内置命令。
三、第二层：全局偏好与项目上下文
| 层级 | 适合放什么 | 维护方式 |
|---|---|---|
| 自定义指令 | 跨任务稳定的语言、语气和格式偏好 | 保持简短，避免放敏感资料 |
| Memory | 短而稳定、适合跨聊天使用的个人事实 | 定期检查并清理过期或不准确内容 |
| Project | 一个持续项目的说明、文件和多段聊天 | 标明目标、材料版本与输出规则 |
| 临时聊天 | 一次性或不希望写入记忆的对话场景 | 不代表零留存；依当前设置和保留政策处理 |
Project 适合承载一摊长期工作：按任务拆分计划、草稿、资料分析等聊天，并保留项目文件和状态摘要。项目可用功能、记忆行为与权限以当前账户和工作区配置为准；项目不是访问控制或完整隐私保证。
Project 说明最小集
# 本项目说明
项目目标：【】
读者 / 使用者：【】
材料优先级：先使用【指定文件 / 官方来源】；不同版本冲突时指出差异并询问。
输出格式：【】
事实边界：没有依据的信息标“未提供”或“待核实”，不编造。
禁止事项：【】
快捷约定（可选）：若我发送【/纪要】，按【】处理；若指令含义不清，先询问。
重要：快捷约定不是平台内置命令；外部文件或服务只在当前账户实际提供且获准时使用。四、第三层：评估专用 GPT / Plugin
当同一 Instructions 每周反复粘贴、需要稳定引用经批准的知识文件，或团队需要明确的专用入口时，可以评估专用助手。先让模板稳定，再升格；如果个人账户或组织没有创建权限，就保留模板与配置草稿，不假设能够新建。
创建资格、GPT 可用状态与 GPT → Plugin 迁移因账户、方案和工作区而异。部分工作区正处于迁移阶段，已迁移内容、分享范围、应用授权及自定义 Actions 需要逐项复核。现有 GPT → Plugin 迁移细节见课程 3.1：Custom GPTs 创建与分享，以 GPT 所属账户或工作区通知和官方现行说明为准。
- 挑选一条经过实际使用的母版提示词，写明角色、流程、输出和禁止事项。
- 仅添加获准且仍有效的参考文件；标记文件版本和负责人。
- 设置清楚的开场示例，并定义哪些请求需要追问或转交人工。
- 用正常任务、缺少信息的任务、越界请求进行 Preview 或等效测试。
- 先在可控范围内试用，比较输出和权限；确认稳定后再考虑共享。
- 保留源模板；助手规则变化后更新模板版本，避免两处定义漂移。
专用助手测试提示
请为以下专用助手设计一份测试计划；本轮只出测试用例，不创建、迁移、安装或分享任何助手。
用途：【】
Instructions / 源模板：【】
参考资料清单与版本：【】
请覆盖：正常请求、关键字段缺失、与规则冲突的请求、要求编造或越权的请求、输出格式检查。每例列出输入、预期行为、失败信号和人工复核项。
不要声称测试已执行；所有权限和功能以我提供的实际账户界面为准。五、日常使用 SOP
把工作流压缩到每天能重复执行的动作，先保持人工确认；只有当输入、输出、失败处理和权限都清楚时，才评估自动化。
日常工作清单
【开工】判断任务使用模板、Project、获准的 GPT / Plugin，还是新对话；敏感任务先检查组织政策与账户设置。
【处理】打开固定入口，填写变量并提供所需材料；重要稿先确认结构，再分步迭代。
【验收】事实类对照原材料和可信来源；检查数字、引用、权限与承诺。
【交付】人工确认后，再复制到邮件、文档、Notion 或代码库；不要把模型输出视为已发送或已批准。
【收工】记录有效改法和已知限制；长期项目生成状态摘要，并核对文件版本。三条常见链路
- 职场沟通：用全局指令保持简洁；会议笔记经纪要模板整理、人工确认，再生成邮件；周期性周报使用固定模板。
- 自媒体：Project 保存经授权的人设资料、禁词和内容计划；用脚本、分镜、封面模板产出草稿；发布数据回写复盘，不把单条表现当成推荐保证。
- 学技能或语言：Project 保存计划、词表与错题；日常使用语伴或测验模板，只替换主题与难度；学习成效仍由实际练习和核验决定。
周期维护清单
【每周 15 分钟】
- 模板库：合并重复项，记录本周验证过的改动，下线不再使用的模板。
- Projects：检查进行中项目的状态摘要、材料版本和待办。
- Memory：按需检查过期或不准确的信息；不要把它当作完整档案。
【每月】
- 检查是否有稳定流程值得升格为专用助手；先确认账户 / 工作区资格。
- 检查第三方连接和自动化是否仍有必要、权限是否最小。
- 复核高风险任务的人工验收步骤是否仍有效。六、从零到可用：7 天启动计划
| 时间 | 行动 | 完成标志 |
|---|---|---|
| 第 1 天 | 审计两周任务，挑出 Top 3 | 每项有频率、材料和风险记录 |
| 第 2 天 | 为三项分别写模板并实战一次 | 保存输入、输出和问题 |
| 第 3 天 | 建立模板库与三个快捷入口 | 能不翻聊天记录找到模板 |
| 第 4 天 | 整理简短的全局指令 | 只保留跨任务稳定偏好 |
| 第 5 天 | 为最重要的持续项目建立 Project | 说明清楚且文件经授权 |
| 第 6 天 | 可选：评估专用 GPT / Plugin 并测试 | 确认资格、权限和测试结果 |
| 第 7 天 | 整日试用新流程并复盘 | 至少一条模板完成版本更新 |
工作流验收清单
检查我的 ChatGPT 个人工作流，只根据我提供的配置与使用记录评估：
- 至少 3 项重复任务有编号模板，并在本周实际使用。
- 常用模板有可快速找到的入口，不依赖翻聊天历史。
- 长期项目有清楚目标、材料版本和分开的任务记录。
- 知道哪些内容不能输入，以及当前账户的数据控制选项在哪里。
- 事实、引用、对外承诺和高影响动作有人工核查步骤。
- 模板有版本记录；专用助手规则变化时会同步回写源模板。
逐项标为：已满足 / 未满足 / 证据不足，并列出下一步最小行动。不得把未提供的证据判为已满足。常见失败：入口太重就先减少模板；任务未稳定不要急着做 Bot；长期材料要有明确版本；自动化保留人工闸门；每次改好后回写模板，不让工作流只存在于某段聊天里。
一句话总结：个人工作流由全局偏好打底、模板库承接重复任务、Project 管理持续工作、专用助手固化稳定流程，再由日常验收和版本回写持续改进。
资料来源：
资料核验日期：2026 年 10 月 27 日。GPT 创建资格、迁移入口、应用权限和功能以对应账户或工作区当前通知及官方说明为准。